En social mediepolicy bygger på pedagogik

En färsk undersökning visar att  många svenska företag inte har en social mediepolicy. Behövs en sådan egentligen? För en kommunikatör är svaret på många sätt ”ja men självklart”. Ett företags interna och externa kommunikation är ju företagets hjärta och hjärna.  Något så viktigt önskar man förstås fick duktigt med tid för planering och förankring. Men verkligheten är sällan så välplanerad inte ens på större företag. Men om vi tittar på en enkel definition av ordet policy står det så här i Wikipedia:

”Policy är en avsiktsförklaring och riktlinjer för att styra beslut och uppnå önskade mål”.

Visst blir det övertydligt att  fler företag verkligen borde lägga mycket kraft på att planera sin kommunikation. Även den som gäller de sociala medierna. När kopplingen blir så tydlig mellan kommunikationen och företagets resultat så blir det uppenbart varför strategisk kommunikationsplanering för många företag är oerhört relevant och bör eftersträvas.

En specifik policy för sociala medier blir dels ett ramverk för kommunikationsvalen dels ett pedagogiskt redskap för hur implementeringen och inlärningsprocessen ska se ut.

Det är den där sista delen som är så viktig. Att en social mediepolicy också blir ett oerhört viktigt pedagogiskt verktyg för de interna processerna runt de sociala medierna. Idag behöver definitivt allt fler arbetsgivare:

• fånga upp hur stor närvaro medarbetarna har i de sociala medierna
• vad de använder dem till
• hur kunskapsnivån ser ut
• hur de förhåller sig till de kommunikationsverktygen för det uppdrag man har i arbetet
• resonera om hur man som anställd t.ex. pratar om jobbet i statusrader på Facebook eller twittrar om jobbet
• resonera om hur medarbetarna bloggar om jobbet, många är de exempel som finns då man som anställd är missnöjd med sin arbetssituation på ett eller annat sätt.

De ovanstående diskussionerna och författandet av ett policydokument ska inte ha som utgångspunkt att vilja kontrollera. Utan för att påminna om hur vi pratar om jobbet utanför arbetsplatsen även på den digitala arenan. För att påminna oss om att det inte finns en kollektiv norm till hur vi förhåller oss till nätet. Vi kommer att tolka och bete oss olika. Precis som vi gör när i svarar i telefon eller håller en presentation. Vi vet också oftast intuitivt vad vi säger på middagar, i hissen eller till grannen om jobbet. Gränserna mellan privat, personligt, offentlig information och affärshemligheter har vi koll på. Men i informella samtal mellan vänner on line har vi sett exempel på att det glöms bort. Det är lätt hänt att bli obetänksam, glömma sitt uppdrag och att det egna nätverket kanske inte längre bara består av de närmaste vännerna.

I undersökningen som Manpower har gjort bland 34 000 arbetsgivare kan man, apropå det faktum att så få har en formell policy för sociala medier, läsa:

”Företagen väljer alltså att avvakta utvecklingen inom området innan de tar formella beslut om hur sociala medier får användas i verksamheten.”

Jag tror inte att det är ett aktivt beslut att avvakta en utveckling eller att strunta i sociala medier. Det är nog mer ett resultat av att man allmänt famlar och behöver hjälp. Det finns inte alltid en förståelse för hur t.ex. en Facebook-status påverkar företagets egna affär. Fortfarande upplevs en del runt sociala medier som tramsigt och svårapplicerbart för företag och myndigheter.

Det är inte så konstigt. Utvecklingen har gått snabbt. Tänk JMWs första kompletta sociala mediestrategi för ett företag skrevs i januari 2009 det är bara ett drygt år sedan. Innan dess var sociala medier oftast enskilda aktiviteter.

Idag rekommenderar vi företag att göra  en sociala mediestrategi som innehåller strategi, taktik, operationell vägledning, mätbara mål samt utvärderingssätt för de olika sociala medietjänster som kan vara relevanta i det enskilda fallet. Det finns ingen standardlösning utan vilka tjänster man väljer, vilken tonalitet och vilka som arbetar med det internt beror helt på verksamhet och kommunikationsmål.

Det är också viktigt att betona att en social mediepolicy ska koordineras med övrig kommunikationsplanering och nästa gång kommer den vara en integrerad del av kommunikationsarbetet. Vi ser också att det är viktigt att inspirera marknads- och informationsavdelningar till att våga se sin roller som  interna pedagoger vad gäller sociala medier. Inte som den avdelning som ”äger” kommunikationen i de här verktygen. Men som den avdelning som internt är den störst kunskapskällan och som säkerställer att övriga delar såsom t.ex. olika affärsområden, jurister, it och ledningsgrupp är involverade.

Marknadsföraren/informatören kan väcka intresset för och stödja inlärningsprocessen runt sociala medier. En sociala mediepolicy  blir den handbok som behövs för att få ner den processen i pränt.

Uppdaterat: Regeringen ger e-delegationen i uppdrag att ta fram en sociala mediepolicy för myndigheter vilket också SVD skriver om

– Vi vill att de belyser och kommer med vägledning och riktlinjer hur myndigheter ska uppträda på sociala medier, säger Odell.

/Brit Stakston